Введение
Поскольку обычные рабочие процессы с каждым днём создают всё больше и больше данных, у малого и среднего бизнеса увеличивается число проблем, связанных с обеспечением своих работников соответствующим количеством данных. Ситуация ещё больше усложняется, если работа ведётся не только в офисе, но и дома или в командировках. Чем теснее должна работать команда, тем лучше нужно оптимизировать связь между её членами, дабы эффективность была максимальной.
Проще говоря, распространение документов в виде вложений электронной почты и рассылка по нескольким адресатам – это каменный век. Начнём с того, что получатель писем должен их как-то отсортировать и упорядочить. Но, что более важно, возникают вопросы целостности содержания. Если опираться только на электронную почту, то можно потерять контроль не только над текущими событиями, но и над данными. Предположим, в вашем ящике скопились три версии документа. Какая из них самая свежая? А если отправитель путешествует в разных временных зонах? В итоге рабочий процесс может быть серьёзно нарушен.
Если вы когда-нибудь пытались согласовать встречу, скажем, с пятью лицами, то вы знаете, о чём мы говорим.
Преимущество ПО для рабочих групп (Groupware)
С помощью groupware-сервера работники получают доступ к данным. Сервер предоставляет информацию о контактах, заметках, встречах и задачах, упрощая задачу синхронизации данных между членами рабочей группы. Если какие-либо данные будут изменены, скажем, адрес, то все члены группы сразу же получат доступ к обновлённым данным.
Размещение данных на централизованном groupware-сервере имеет немало преимуществ. Данные нужно резервировать только на сервере, обновления программ доступны сразу и для всех работников, инициировать обновление требуется только один раз. Интерфейс самых нужных приложений единый, поэтому пользователи не будут путаться в разных программах и рабочих процессах.
У Exchange Server есть альтернативы
Чтобы решить перечисленные выше задачи, всё больше предприятий и фирм переходят на ПО для групповой работы (groupware). Обычному ИТ-менеджеру больше всего известна подобная система Microsoft Exchange Server, которая имеет немало преимуществ, да и де факто стала стандартом. Но помните, что это решение очень дорогое и, возможно, слишком мощное и громоздкое для ваших потребностей. Есть немало бесплатных альтернатив с открытым исходным кодом, на четыре из которых мы и пожелали взглянуть.
Для таких решений, как eGroupWare, Horde, moreGroupware и phpProject вам потребуется web-сервер, который станет основой для рабочей среды, а также поддержка PHP и сервер баз данных. Поскольку все groupware-решения поддерживают PHP, вы не должны столкнуться с какими-либо проблемами на современных ОС. Web-сервер и сервер баз данных тоже легко и просто устанавливаются на компьютер. Мы использовали на сервере Linux, Apache с PHP в качестве web-сервера и MySQL в качестве сервера баз данных. А управлять groupware-сервером можно очень просто, с помощью браузера. Поскольку установка groupware-сервера для четырёх решений отличается мало, в качестве примера мы взяли eGroupWare.
Установка
Устанавливать eGroupWare совсем не сложно. Сначала нужно скачать установочный пакет eGroupWare с сайта sourceforge.net, который нужно распаковать в корневой каталог HTML у web-сервера, после чего открыть URL web-сервера. Затем браузер выведет интерфейс установки, дружественный к пользователю.
 |
Выберите язык. Нажмите на картинку для увеличения.
После выбора языка установщик начнёт проверять статистику сервера и проверит, готова ли ваша система для установки и запуска eGroupWare. Затем нужно ввести имя пользователя и пароль для доступа к базе данных, настроить административную учётную запись и опции. Последние включают конфигурацию eGroupWare, системные каталоги eGroupWare, тип базы данных, адреса и другую конфигурационную информацию.
 |
Установщик проверяет, готова ли ваша система. Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Следующий шаг. Настройка опций. Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Настройка учётной записи администратора и типа сервера баз данных. Нажмите на картинку для увеличения.
Во время установки будет настроена база данных, а также модули eGroupWare, такие, как календарь, заметки, адресная книга и т.д. Можно выбрать и нужный язык из доступных (включая русский). Во время процесса установки нужно ввести параметры почтового сервера, тип аутентификации пользователей и пути для хранения файлов.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Наконец, установщик настроит интерфейс администратора eGroupWare, и всё будет готово.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Первые впечатления
После входа в роли администратора вы получите хорошо организованный интерфейс. В принципе, как пользоваться приложениями, понятно на уровне интуиции. Административных настроек довольно много, поэтому придётся потратить некоторое время. Отдельным пользователям и группам можно присваивать определённые права. В зависимости от прав рабочий интерфейс будет в той или иной степени полным. Поскольку настройку выполнять может только администратор, но опции интегрированы в обычный пользовательский интерфейс, поначалу это несколько смущает. Иногда сложно с первого раза определить, пользовательские это настройки или глобальные, поэтому будьте внимательней.
 |
Интерфейс eGroupWare хорошо организован. Нажмите на картинку для увеличения.
eGroupWare буквально воплощает мечты в жизнь благодаря простой установке. Кроме ключевых функций, таких, как почтовый клиент, встречи и контакты, вы обнаружите систему управления документооборотом, управления проектами, wiki и планировщик. Если какие-то инструменты не нужны, их может удалить системный администратор.
Реализация ключевых функций, таких, как встречи и контакты, а также почтовый клиент, кажется солидной. Почтовый клиент очень функциональный, поначалу даже необычно. Каждый модуль позволяет пользователю определить, какие данные (почтовые папки, календарь, контакты и т.д.) следует предоставить в доступ другим пользователям или группам.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Меню позволяет запустить разные задачи, включая административные. Они сгруппированы в панели InfoLog, можно производить поиск и изменять панель. Не выполненные задачи появляются не только в InfoLog, но и рядом с календарём в повседневном интерфейсе. Можно импортировать и экспортировать данные календаря в так называемом формате iCal. Кроме файлов iCal, функция импорта поддерживает и формат CSV.
Протокол SyncML позволяет синхронизировать данные с мобильными устройствами или Outlook. Вы можете скачать плагины для Outlook, смартфонов и КПК на сайте http://www.funambol.com. Конечно, у вас не получится синхронизировать заметки и календарь с другими пользователями с помощью Outlook, но можно получить к ним доступ через web-сервер. Как показывают практические тесты, для групповой работы этого достаточно.
PHProject
Если вы же установили web-сервер и сервер баз данных, то установка PHProject, которая тоже производится через браузер, проблем не вызовет. Но во время установки нельзя настроить базу данных через web-интерфейс. Это нужно сделать до установки или устанавливать PHProject на уже существующую базу данных.
Всё просто и работает
После завершения установки вы получите довольно простое, но функциональное приложение. В отличие от eGroupWare, здесь нет красивых значков, только текст. В целом, PHProject имеет очень аскетичный вид. Впрочем, и загрузка страницы выполняется быстрее, чем в eGroupWare. Мы хотим подчеркнуть, что PHProject поддерживает универсальный общий доступ, спасение для пользователей, чья учётная запись была заблокирована.
Стандартные функции включают календарь, контакты, форум, управление документами, заметками и проектами. Календарь поддерживает так называемый режим группы, позволяющий вывести одновременно календари нескольких пользователей. Можно также привязать встречу к проекту или контакту, можно подтвердить или отказаться от участия во встрече в данное время. Можно изменять права доступа на личные календари других пользователей. Хотя нельзя импортировать текущие встречи в форматах iCal или CSV, PHProject поддерживает форматы экспорта CSV, iCal, XML и XLS.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Контакты можно импортировать в форматах CSV или vCard. Есть фильтры импорта адресных книг Outlook Express, Outlook и KDE3. Можно экспортировать контактные данные во множество форматов, например, в Excel, чтобы создавать формы для писем. Когда вы будете создавать новые контакты, система запросит, какие права доступа к ним будут у других пользователей или групп.
Почтовый клиент тоже очень прост, он имеет только базовые функции. Благодаря встроенной системе отслеживания времени можно засекать собственное время работы, выделять время на конкретные проекты. В конце месяца вы получите отчёт об общем затраченном времени и выполненных проектах. Дополнительная утилита PSync позволяет синхронизировать данные с Outlook, Palm или КПК.
Moregroupware
На момент публикации система Moregroupware была доступна в версии 0.7.4, и она продолжает развиваться. Но и на данном этапе набор функций весьма богат. Можно устанавливать Moregroupware с пятью основными модулями, которые необходимы для установки самой системы. После первого входа в роли администратора можно устанавливать дополнительные модули. Процесс установки довольно лёгок: достаточно выбрать модули и нажать на клавишу установки.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Даже не верится, что это бета-версия
Интерфейс простой, но выглядит красиво. В верхней части расположено поле, содержание которого соответствует выбранному модулю, поэтому всё хорошо организовано.
Календарь удобен и функционален. Можно легко обратиться к календарям других пользователей, можно и создавать регулярные встречи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно). Когда вы создаёте новую встречу, можно указать, будете ли вы достижимы по телефону во время встречи. Если нет, можно указать телефон человека, который может с вами связаться. Ваш номер будет отображаться в повседневном виде календаря, поэтому коллеги всегда будут в курсе. Можно сопоставить несколько календарей, чтобы найти взаимные встречи. Впрочем, легче всего найти встречу, просто выбрав пользователя из списка, неделю календаря и продолжительность встречи, после чего нажать кнопку поиска. Увы, но система не позволяет импортировать или экспортировать встречи.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Нет синхронизации с Outlook
Управление контактами разделено непосредственно на контакты и на бизнес, к которому можно привязывать адреса и данные. При создании контакта сразу же выполняется привязка к бизнесу, кроме того, можно распределить контакты по группам. Есть система управления звонками клиентов, которая записывает время и дату разговора. Есть и дополнительные функции, такие как поля контактного лица, ответственного лица, поле описания текущих дел и поле комментариев. Импорт или экспорт контактов возможен только в формате vCard.
Модуль заметок прост и функционален. Обзор задач позволяет посмотреть как собственные задачи, так и задачи, назначенные другим пользователем, включая время завершения, состояние и приоритет.
Есть так называемая система Trouble Ticket System, которая отслеживает и собирает проблемы в проектах и передаёт информацию ответственным лицам. Работники могут внести время присутствия в Outboard, чтобы коллеги знали, когда они отсутствуют в офисе. Есть и система управления проектами.
Почтовый клиент Moregroupware создаёт впечатление, что вы работаете в Outlook. Экран поделён на три части: слева расположена панель быстрого доступа, которая позволяет перейти к каталогам, в середине находится древовидная структура папок, а в верхней части справа видны отправители и темы писем. В нижней половине отображается содержание письма.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Можно указать несколько почтовых ящиков и забирать почту через POP3 или IMAP. Если вы указываете ящик IMAP, то структура папок удалённого сервера будет интегрирована в Moregroupware. Можно работать с этими папками так, будто они локально находятся в системе. Синхронизация с Outlook не поддерживается.
Horde Groupware Webmail Edition 1.0
Разработчики Horde пожелали превзойти большую часть ПО с открытым исходным кодом. Horde – очень стабильная и отработанная система, которую в разных организациях ежедневно используют даже тысячи пользователей.
Horde Groupware Webmail Edition Version 1.0 была выпущена в середине января 2007 года. Ключевым приложением является IMP, над ним находится клиент web-почты, но функционировать он может только в Horde Framework.
Установка через консоль
Horde Groupware Webmail Edition состоит из нескольких компонентов, устанавливать которые несколько сложнее, чем в случае решений, представленных выше. Horde устанавливается через консоль с помощью скрипта. Впрочем, и это можно назвать прогрессом по сравнению с установкой Horde через текстовые файлы, как было раньше. Ручной работы не избежать, но многие администраторы неплохо дружат с командной строкой.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
После запуска скрипта и ввода всех необходимых данных начнётся установка, если на вашем компьютере есть почтовый сервер для установки Horde. Во время стандартной процедуры установки Horde передаёт все данные аутентификации пользователей в модуль web-почты, которому, в свою очередь, они нужны для аутентификации на локальном почтовом сервере.
После установки вы будете награждены приложением, которое даёт немало возможностей. После входа пользователя домашняя страница Horde предоставляет хорошо структурированные элементы, такие, как задачи и календарь, без лишних изысков. Работа интуитивно понятная, пусть даже придётся немного потренироваться.
Встречи и календарь
Календарь Horde под названием Kronolith обеспечивает стандартные функции, такие, как регулярные встречи и приглашение участников на бизнес-встречи. Если вы хотите пригласить участников, то сможете посмотреть, доступны ли для встречи другие пользователи. Если пришлось отредактировать событие, Kronolith автоматически и надёжно оповестит всех пользователей через электронную почту. Можно создавать несколько календарей и отдавать их в общий доступ выбранным пользователям или группам. Ещё одна опция заключается в интеграции и синхронизации с внешними календарями в формате iCal. Kronolith поддерживает экспорт и импорт календарей в формате CSV.
 |
Нажмите на картинку для увеличения.
Заметки, адресные книги, задачи и почта
Функция заметок Horde “Memo” работает быстро и надёжно. При создании заметок можно выбрать категорию, причём от категории зависит доступ других модулей. Если вы хотите различать категории визуально, просто присвойте им цвета.
Адресная книга Horde Groupware называется “Turba”, это очень гибкий модуль. Она не только записывает данные контактов на SQL-сервер, но и привязывается к LDAP-серверу, сохраняя и обеспечивая доступ к данным контакта для компании. Через web-интерфейс можно создавать новые адресные книги и открывать к ним доступ выбранным пользователям и группам. Можно добавлять пользовательские поля для хранения дополнительной контактной информации. Можно вручную настроить внешний вид адресной книги. Turba поддерживает импорт и экспорт в файлы CSV и vCard.
“Nag” помогает управлять задачами, с ним работать ничуть не сложнее Kronolith. Можно очень быстро создавать задачи и распределять их по категориям. Можно настроить вид, чтобы видеть все задачи, только выполненные или не выполненные. Можно создавать дополнительные списки задач, а также назначать задания определённым пользователям или группам. Вполне понятно, что можно сортировать задачи по приоритету, категории и сроку выполнения.
Почтовый клиент IMP хорошо продуман. IMP используется многими провайдерами, чтобы обеспечить доступ к электронной почте через web. Поэтому IMP работает совершенно надёжно и обеспечивает расширенный набор функций. Как показала практика, этот клиент хорошо справляется и с почтовыми ящиками IMAP. IMP также поддерживает подпись или шифрование сообщений через PGP или S/MIME, как на приём, так и на отправку. Но есть одно требование: в адресной книге должен храниться закрытый или открытый ключ, привязанный к отправителю или получателю. IMP работает через защищённое соединение SSL, поддерживает одновременную работу нескольких пользователей и другие функции. Есть система фильтрации, которая поможет рассортировать сообщения по папкам.
Через протокол SyncML и плагин Funambol для Outlook, вы сможете синхронизировать Horde таким же образом, как и eGroupWare. Достаточно настроить плагин на синхронизацию календаря, задач и адресной книжки, после чего трудностей не возникнет.
Заключение
Microsoft Exchange нечего бояться четырёх приложений для коллективной работы (groupware), которые мы рассмотрели выше. Но набор функций программ с открытым исходным кодом впечатляет, так что для малого и среднего бизнеса альтернатива вполне любопытная. Функции синхронизации пока находятся в зачаточном состоянии, да и web-интерфейс для groupware может стать ограничением. По управлению почтой, контактами и задачами стандартом де-факто по-прежнему является Outlook.
Но производительность и работа приложений с открытым исходным кодом внушает уважение. Если вы справитесь с настройкой сервера баз данных и web-сервера, то на установку groupware-приложений уйдёт несколько минут, пусть Horde и является исключением. Что касается работы и функциональности, то больше всего нас впечатлили Horde и eGroupWare.
